Tarama ve OCR
Belgeleri tarama, metin tanıma ve arama seçenekleri kullanılacak cihaz ve yazılıma göre incelenir.
Dijital Arşiv
Dijital arşiv ve belge yönetimi seçenekleri
Tarama, OCR, sınıflandırma ve erişim ihtiyaçları proje kapsamında değerlendirilebilir. Kullanılacak yazılım, barındırma biçimi, güvenlik özellikleri ve entegrasyonlar teklif öncesinde ayrıca belirlenir.
Olası kapsam
Proje kapsamında değerlendirilebilecek işler
Mevcut sistem ve seçilecek ürünün özelliklerine bağlı olarak aşağıdaki başlıklar değerlendirilebilir.
Sınıflandırma
Dosyalama alanları ve metadata ihtiyacı, belge türlerine göre belirlenir.
Erişim ve roller
Kullanıcı rolleri ve erişim ihtiyaçları, seçilecek platformun özelliklerine göre değerlendirilir.
İş akışları
Onay veya yönlendirme adımları mevcut iş süreçlerine göre tanımlanabilir.
Entegrasyon
Bağlanacak uygulama ve teknik uyumluluk proje öncesinde teyit edilir.
Proje değerlendirme adımları
01
İhtiyacı tanımlayın
Belge türleri, mevcut arşiv ve kullanıcı ihtiyaçları hakkında bilgi toplanır.
02
Ürün seçeneklerini inceleyin
Donanım ve yazılım seçenekleri beklenen kullanım ile karşılaştırılır.
03
Kapsamı netleştirin
Depolama yeri, erişim, güvenlik sorumlulukları ve entegrasyonlar açıklığa kavuşturulur.
04
Teklifi değerlendirin
Uygulanabilir özellikler, koşullar ve varsa ücret teklif veya sözleşmede belirtilir.
Uyumluluk
Platform ve proje kapsamı
Güvenlik, yedekleme, erişim kaydı ve mevzuat gereksinimleri seçilecek ürünün özelliklerine, ayarlarına ve tarafların sorumluluklarına bağlıdır. Bu sayfa sertifika veya mevzuata uygunluk beyanı değildir.
Barındırma yeri, saklama süresi, kullanıcı yetkileri ve diğer teknik koşullar proje teklifi hazırlanırken ayrıca ele alınmalıdır.
Erişim yetkileri
Platform destekliyorsa kullanıcı ve rol ayarları proje kapsamına göre incelenir.
Yedekleme
Yedekleme seçenekleri ve sorumlulukları ürün ve barındırma yapısına göre belirlenir.
Farklı departmanlarda belge ihtiyaçları
Bu örnekler genel kullanım alanlarını anlatır; müşteri veya tamamlanmış proje referansı değildir.
İnsan kaynakları
Personel belgeleri ve eğitim kayıtlarının dosyalama ihtiyaçları.
Finans
Fatura ve mali belgelerin bulunması ve erişimiyle ilgili süreçler.
Hukuk
Sözleşme dosyaları ve sürüm takibi için olası belge düzeni.
Satış ve müşteri hizmetleri
Teklif ve müşteri belgelerinin sınıflandırma ihtiyaçları.
Dijital arşiv ihtiyacınızı görüşün
Mevcut sistem ve belge akışınız hakkında bilgi verin; uygulanabilir kapsamı birlikte değerlendirelim.